1Inleiding

Je kennismaking met Spot On Coffee Roasters gaat verder dan alleen koffie proeven. We bouwen samen met jou aan een samenwerking waarin smaak, kwaliteit, service en transparantie centraal staan. Of je nu direct een blend kiest of liever nog een tweede proeverij plant: op deze pagina lees je precies hoe het vervolg eruitziet, wat je van ons mag verwachten én wat wij van jou nodig hebben om alles soepel te laten verlopen.

2Na de eerste proeverij – hoe nu verder?

Na de eerste proeverij zijn er grofweg twee routes mogelijk:

3Fase 1 – De eerste kennismaking en proeverij

• Je bezoekt onze branderij, krijgt uitleg over wie we zijn, hoe we werken en waar we voor staan.
• Je proeft verschillende koffies, zodat je een gevoel krijgt bij onze smaakprofielen.
• Tijdens dit bezoek bespreken we samen:
  • Welke stijl of richting je zoekt qua smaak en merkbeleving.
  • Welke koffies jij ervaart als “dit gaat de goede kant op”.
  • Of we samen enthousiast zijn over een mogelijke samenwerking.

Bevalt de proeverij goed? Dan spreken we direct af hoe het vervolg eruitziet en welke stappen we wanneer gaan zetten.

4Fase 2 – Onboardingproces

Zodra we samen uitspreken dat we met elkaar willen werken (ook als jouw definitieve blend nog niet 100% vaststaat), starten we het onboardingproces.

Wat wij voor jou doen:

• We sturen je een onboardingformulier met o.a. bedrijfsgegevens, afleveradres, facturatiegegevens en – indien gewenst – een automatische kassakoppeling.
• We zorgen dat je dit formulier eenvoudig binnen een week kunt invullen en aan ons terugsturen.
• Als er een tweede tasting nodig is, plannen we daar alvast een datum voor in.

Wat we van jou vragen:

• Dat je het onboardingformulier binnen 7 dagen invult en naar ons terugstuurt.
• Dat je jouw smaakvoorkeuren, wensen en eventuele afspraken helder met ons deelt, zodat we alles goed kunnen afstemmen.

5Fase 3 – Tweede tasting (indien nodig)

Is er nog geen definitieve keuze na de eerste proeverij? Dan organiseren we een tweede tasting, volledig afgestemd op jouw feedback.

• We branden en proeven 1 tot 3 aanvullende koffies die aansluiten op wat jij eerder hebt aangegeven.
• De tweede proeverij vindt meestal bij jou op locatie plaats, maar kan ook opnieuw bij Spot On Coffee Roasters.
• Tussen de eerste en tweede proeverij kunnen we alvast met je meedenken over zaken zoals:
  • Verpakkingsopties (stickervariant of full print)
  • Doorlooptijd en kosten van custom design
  • Serviceopties (machines, thee, suikersticks, etc.)
  • Eventuele ondersteuning bij webshop of merkontwikkeling (betaalde diensten)

Zo zorgen we ervoor dat smaak, uitstraling én service naadloos aansluiten op jouw zaak.

6Fase 4 – Definitieve keuze & samenwerking

Na de tweede (of soms al na de eerste) tasting kies jij definitief jouw blend.

Vanaf dat moment regelen wij:

• Heldere prijsafspraken per kilo, inclusief eventuele servicecomponenten.
• Het aanmaken van jouw klantprofiel in ons interne systeem.
• De afspraken rondom levering en het moment van je eerste order.
• De verpakkingskeuze: tijdelijk (stickervariant) of direct een definitieve custom print.
• Een smaakbeschrijving van jouw koffie (componenten, tekstueel en eventueel visueel).
• Oorsprongsinformatie, traceerbaarheid en achtergrond van jouw blend, zodat jij ook richting je gasten transparant kunt communiceren.

7Fase 5 – Eerste levering & installatie

Bij de eerste levering laten we je niet aan je lot over – we komen persoonlijk langs.

• We brengen de eerste bestelling naar jouw locatie.
• We stellen de machines af en testen deze op jouw bar, zowel volgens onze kwaliteitsnorm als jouw wensen.
• Indien nodig geven we een eerste baristatraining (deze is onderdeel van de onboarding).
• Je ontvangt de factuur met een betalingstermijn van 14 dagen.

De betalingstermijn is strikt. Bij overschrijding worden automatische herinneringen verstuurd, zodat alles zakelijk helder en overzichtelijk blijft.

8Fase 6 – Service & communicatie

Je mag van ons verwachten dat we goed bereikbaar zijn en snel schakelen.

• Telefonische bereikbaarheid:
  • Maandag t/m vrijdag: 08:00 – 17:00 uur via 0031 657055358
• e-mail via: office@spotoncoffeeroasters.nl .
• Reactietijd binnen 12 uur op werkdagen.
• Bestellingen leveren we binnen 2 werkdagen uit. Mits besteld via order protocol en voorradig
• Samen stemmen we een logisch leveringsritme af, gebaseerd op ongeveer 1,5 tot 2 weken voorraad, zodat je nooit zonder zit maar ook niet onnodig veel hoeft op te slaan.

9Fase 7 – Wat wij van jou verwachten

Een goede samenwerking werkt twee kanten op. Dit mag je van jezelf én van ons verwachten in het proces:

• Dat je tijdig bestelt, zodat we leveringen efficiënt kunnen plannen en jij nooit misgrijpt.
• Dat je binnen de afgesproken 14 dagen betaalt.
• Dat je het aangeeft als er vragen of problemen zijn rond de koffie of levering.
• Dat je smaakafwijkingen of machineproblemen snel bij ons meldt, zodat we direct met je mee kunnen kijken.

In ongeveer 95% van de gevallen kunnen we je telefonisch helpen en het probleem gelijk oplossen. Is er meer nodig? Dan plannen we een afspraak bij jou op locatie.

10Service & Advies

Onze samenwerking stopt niet bij het leveren van koffie. We denken actief met je mee in elk onderdeel van de koffiebeleving én de praktische kant van je bedrijfsvoering.

Begeleiding in apparatuur

We begeleiden je volledig bij het kiezen en inrichten van de juiste apparatuur. Denk aan:

• Espressomachines (zoals La Marzocco, San remo Modbar of andere merken)
• Volautomaten (zoals Facil Enjoy, Eversys Schaerer WMF en andere merken)
• Koffiemolens (Mazzer, Mahlkönig, etc.)
• Randapparatuur zoals Puck Press, Perfect Moose of opschuimmachines
• Filter- en batchbrewoplossingen

We kennen de meeste systemen van binnen en buiten. Onze rol is adviserend en verbindend: we helpen je de juiste set-up te kiezen, af te stemmen en te optimaliseren voor jouw locatie.

Belangrijk: het adviseren, koppelen en begeleiden bij de aanschaf of implementatie van apparatuur is voor jou volledig gratis.

Trainingen & kennisontwikkeling

Wil je dat jouw team nog sterker wordt in koffie? Dan bieden we diverse betaalde trainingen:

• Latte art trainingen
• Brewing trainingen
• Workflowoptimalisatie
• Upselling & gastvrijheidstrainingen

Deze trainingen stemmen we af op jouw type horecazaak en bieden we aan tegen vaste tarieven. Startend vanaf € 375,- excl btw Bij de onboarding hoort standaard één gratis training (max. 6 deelnemers, 3 uur).

11Kwaliteitscontroles

Wil je je koffiekwaliteit structureel laten toetsen? Dan kun je kwaliteitscontroles bij ons inkopen:

• Een kwaliteitscontrole kost €125 per controle.
• Elke controle leggen we vast in een rapport met een duidelijke conclusie en concrete verbeterpunten.
• Je ontvangt dit verslag digitaal, zodat je het eenvoudig met je team kunt delen.

12Transparantie & bezoek

Je bent altijd welkom bij Spot On Coffee Roasters.

• Je kunt onze branderij bezoeken om te proeven, mee te kijken of samen te sparren.
• We werken volledig transparant – van herkomst tot branding.
• Bezoeken plannen we graag in voor kwaliteitsreviews, inspiratie, koffietrainingen of gewoon om samen weer even te proeven en bij te sturen.

13Onze belofte aan jou

In alles wat we doen, staat jouw koffieservice centraal. Daarom beloven we:

• De hoogste mate van continuïteit in kwaliteit en smaak.
• Volledige transparantie in product en proces.
• Een hoog serviceniveau binnen realistische en professionele kaders.
• Een samenwerking op maat – van koffie tot merkbeleving.

14Wat maakt Spot On Coffee Roasters uniek

Bij Spot On Coffee Roasters draait alles om kennis, kwaliteit en karakter. We combineren vakmanschap met een persoonlijke aanpak en geloven dat elke samenwerking maatwerk verdient.

Onze kracht in het kort:

• Diepgaande kennis van koffie
  Of het nu gaat om sourcing, branden, machines of trends: wij beheersen het hele traject van boon tot kop. Die kennis delen we graag met jou, zodat jij sterker wordt in je eigen vak.
• Jij en jouw zaak zijn uniek
  Geen standaardconcepten of kant-en-klare pakketten. We stemmen alles af op jouw identiteit, merk en wensen.
• Volledig onafhankelijk
  We zijn een zelfstandige branderij en geen onderdeel van een groot merk of keten. We werken met preferred suppliers die dezelfde waarden hebben: korte lijnen, betrouwbaarheid en kwaliteit.
• Snel, duidelijk en daadkrachtig
  Communicatie met ons is persoonlijk, direct en oplossingsgericht. We schakelen snel, doen wat we zeggen en blijven betrokken.
• Betrouwbaarheid door ervaring
  Met ruim tien jaar ervaring bouwen we aan lange termijn relaties gebaseerd op vertrouwen, kwaliteit en continuïteit.
• Koffie met karakter, service met hart
  We combineren vakkennis met oprechte betrokkenheid. We zijn nuchter, gepassioneerd en altijd bereid om met je mee te denken.